1 2 3 4

7. Якими мовами володієте і в якій мірі: читаєте і перекладаєте зі словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно.

8. Наукові праці та винаходи: кількість опублікованих монографій, статей, винаходів; список опублікованих робіт.

9. Сімейний стан: члени сім'ї із зазначенням дати народження, прізвища, ім'я та по батькові.

10. Паспорт: серія, номер, ким виданий, дата видачі— записується відповідно до запису у паспорті.

11. Домашня адреса: телефон, місто, поштове відділення, вулиця, корпус, номер будинку, квартира, особистий підпис.

Дата прийняття Присяги державного службовця: число — двозначне, місяць — назва, рік — чотиризначне число.

13. Прийняття на державну службу:

а) на підставі конкурсу: номер протоколу, дата (число — двозначне, місяць — назва, рік — чотиризначне число);

б) до патронатної служби: посада керівника;

в) з резерву: дата включення до резерву;

г) інше: згідно з встановленим законодавством (ст. 15 Закону України "Про державну службу").

14. Загальний стаж роботи: вказується приведена дата, яка визначається згідно з Законом України "Про пенсійне забезпечення", відповідно до записів у трудовій книжці.

15. Безперервний стаж роботи: відповідно до записів у трудовій книжці.

16. Стаж державної служби: вказується приведена дата, яка визначається згідно з Порядком обчислення стажу державного службовця 2-VIII — заповнюється відповідно до вимог таблиць.

Записи повинні здійснюватись у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт законів (Закон України "Про державну службу", КЗпП України).

II. Продовження терміну перебування на державній службі

У графі "Підстава": номер і дата листа-погодження Головдерж-служби, на підставі якого продовжено термін перебування на державній службі.

III. Просування по службі в державному органі

При кожній заміні: назви структурного підрозділу, посади, категорії, рангу (див. таблицю) проводиться окремий запис.

IV. Відпустки

Запис здійснюється по запропонованій формі, що відповідає чинному законодавству.

V. Дисциплінарна відповідальність

Заповнюється відповідно до ст. 14 Закону України "Про державну службу".

У графі 1 "Причина" — причина, що призвела до дисциплінарної відповідальності.

У графі 2 "Вид стягнення" — дисциплінарне стягнення, захід дисциплінарного впливу; у випадку, коли державного службовця усунено від службових обов'язків і призначено службове розслідування відповідно до ст. 22 Закону України "Про державну службу", необхідно додатково вказувати строки усунення (термін від _до _, на який усунуто), результати розслідування.

VI. Заохочення, нагороди, почесні звання

Запис здійснюється на підставі рішення відповідного органу.

VII. Зарахування до кадрового резерву

Графа 1 "Орган, до якого зараховано в кадровий резерв" — назва органу, до якого зараховано в кадровий резерв.

VIII. Підвищення кваліфікації

Назва навчального закладу (на момент закінчення), у тому числі за кордоном.

Програма чи тематика підвищення кваліфікації: заповнюється відповідно до запису у дипломі (свідоцтві).

IX. Відомості про військовий облік

Заповнюється згідно з "Інструкцією про порядок ведення обліку військовозобов'язаних і призовників на підприємствах, в установах, організаціях та відповідно до записів у військовому квитку.

Додаткові відомості:

а) відомості, відповідно до статей 12, 16 Закону України "Про державну службу", а саме: не мав судимості, не займаюсь підприємницькою діяльністю безпосередньо або через посередників, не працює за сумісництвом, не повірений третіх осіб у справах державного органу, не член складу керівних органів підприємств тощо;

6) до якої категорії пільговиків відноситься — пенсіонер та інші, номер посвідчення, дата видачі (дд, мм, рррр) та назва органу, який видав.

Дата і причина звільнення.

Записи здійснюються у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт КЗпП України або ст. ЗО Закону України "Про державну службу". Особова картка по формі № П-2ДС затверджена наказом Мінстату України від 26.12.95 № 343.

4. Заповнення особового листка з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів є одним з основних документів особової справи і становить перелік запитань про біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.

Особовий листок працівник заповнює чорнилом або кульковою ручкою власноручно без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо та без невстановлених скорочень. На всі поставлені запитання необхідно давати повні відповіді.

Начальник відділу кадрів (інспектор чи фахівець) обов'язково звіряє правильність записів у особовому листку з документами. При цьому особлива увага приділяється правильності запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посад, кваліфікацій тощо).

Послідовність заповнення особового листка:

1 2 3 4